TEORIA
DE SISTEMAS
ORIGEN:
surge con los trabajos del biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, publicados
entre 1950-1968. en las ultimas décadas,
el desarrollo general de las teorías de sistemas a servido de base para la
integración del conocimiento a través de un amplio campo.
En las sociedades complejas con una acelerada
expansión del conociendo, los diversos campos científicos están cada vez mas
diferenciados y especializados, en
muchos campos científicos la atención en las ultimas décadas ha sido pues
enfoques analíticos, de obtención de datos y enfoques experimentales.
Las raíces históricas del pensamiento de sistemas
relacionado con la organización y la administración se remotan a muchos años
atrás. Mary Parker Follet, en sus escritos de la época de los teóricos de la
administración clásica, expresó muchos puntos de vista indicativos en un
enfoque de sistema. Consideró los aspectos psicológicos de la admón., describió
la admón., como un proceso social, y consideró la organización como un sistema
social.
El enfoque de sistemas ha sido adaptado y utilizado
ampliamente en la administración. Al principio los modelos eran cerrados. Más
recientemente, técnicas como el análisis de decisiones han adoptado un enfoque
de sistemas abiertos.
La teoría general de sistemas no busca solucionar
problemas ni proponer soluciones prácticas pero si producir teorías y
formulaciones conceptúales que puedan crear condiciones de aplicación en la
realidad empírica. También podemos decir que es un punto de vista global desde
el que se deberá analizar todos los tipos de sistema.
Un sistema es como una cadena por ej. Las moléculas
existen dentro de las células, las células en tejidos, etc. El agua es
diferente del hidrógeno y el oxigeno que la constituye.
La teoría de sistemas se introdujo por:
La necesidad de sintetizar las teorías que la
procedieron.
Inmensas posibilidades de desarrollo y operación de
las ideas por la tecnología, informática y la cibernética.
Jan Christian Smuts propone que los componentes
individuales de un sistema al ser unidos desarrollan cualidades que no tienen
sus componentes aislados. En 1912 surgió el concepto Gestalt en psicología cuyo
principio básico es la idea según las leyes estructurales del todo determinan
las partes y no a la inversa, este estudió los procesos mentales a través de
los cuales los humanos aprenden del mundo y lo conocen.
La teoría general del sistema tiene tres proposiciones
básicas.
- Los
sistemas existen dentro de sistemas, las moléculas existen dentro de las
células, las células dentro del tejido,, los tejidos dentro de órganos,,
los órganos dentro de organismos y así sucesivamente.
- Los
sistemas son abiertos, las proposiciones en consecuencia de lo anterior.
Cada sistema que se examine, excepto el menor o el mayor recibe y descarga
algo en los otros sistemas. Estos sistemas tienen como prioridad el
constante intercambio infinito con su ambiente constituido por los demás
sistemas.
- Las
funciones de un sistema depende de su estructura, para los sistemas
biológicos y mecánicos se debe tener un impulso para poder funcionar.
Los principales representantes de la TS son:
Norbert Wiener
L. von Bertalanffy
Hebert Simon
James E. Rosenweig
Richard. Jonson
Fremont Kast
CONCEPTO:
Un sistema por definición está compuesto de partes o elementos
interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecánicos, biológicos y
sociales. Todos los sistemas deben tener más de dos elementos y estos a su vez
estar interconectados.
El sistema es un tubo unitario organizado, compuesto
por dos o mas partes componentes o su sistema interdependiente y delineado por
límites identificables de su suprasistema ambiente. El sistema es en términos
como un todo, una entidad propia, con propiedades únicas comprensibles en
términos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o
mecanista sobre las partes separadas y una noción simplista de la forma en que
estas partes se integran entre sí.
La palabra sistema tiene muchas connotaciones conjunto
de elementos interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas
que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que
consta de varios órganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo
coordinado el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organización
es un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el
sistema es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario.
CARACTERÍSTICAS
DE LOS SISTEMAS:
El aspecto más importante del concepto sistema es la
idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que
presenta propiedades y características correctas que no se encuentran en
ninguno de los elementos aislados, esto es lo que denominamos emergente
sistémico
L. von Bertalanffy, habla que el sistema es un
conjunto de unidades recíprocas relacionadas, se deducen a dos conceptos:
©
Propósito u objeto: es la unión de elementos en un
sistema que al unirlos forman un objetivo o cumplen su proyección. Como su
nombre lo indica es el trabajo que realizan (todos) para producir un mismo
ideal. Es decir, una organización (empresa) ejecuta un sistema organizacional con el fin de
lograr una meta por ejemplo el propósito de una organización como editoriales
Norma es el de producir cuadernos y libros que sean útiles para docentes,
estudiantes y demás que requieran de él.
©
Globalismo o totalidad: Esta se da cuando se da un
cambió en una de las unidades del sistema, y muy probablemente producirá cambio
en todas las demás unidades de este, es decir cualquier estímulo en cualquier
unidad del sistema afectará todas las unidades debido a la relación existente
entre ellas.
Por otra parte en el globalismo también intervienen
dos fenómenos que son la entropía y la homeostasis que se explicaran más
adelante.
Sistema total esta representado por todos los
componentes y relaciones necesarios para la consecución de un objetivo, dado
cierto número de restricciones.
Generalmente el termino sistema se utiliza en el sentido de sistema total. Los
componentes necesarios para la operación de un sistema total se denominan
subsistemas formados por la reunión de nuevos subsistemas mas detallados.
TIPOS DE
SISTEMAS:
Existe una gran diversidad entre los tipos de sistemas
y una amplia gama de tipologías para clasificarlos:
De acuerdo a su constitución estos pueden ser físicos
o abstractos.
©
Sistemas físicos o concretos: estos son los que
componen los equipos, maquinaria y objetos y elementos reales, esto quiere
decir que están compuestos por un hardware.
©
Sistemas abstractos: estos son los que se componen de
conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces existen en los pensamientos
de las personas, esto quiere decir que se componen de un software.
De acuerdo a su naturaleza.
©
Sistemas
cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente
que los rodean pues son impenetrables a cualquier influencia ambiental. Los
sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en
este. No reciben ningún recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los
autores denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
completamente determinista y programado y operan con un pequeño intercambio de
materia y energía con el ambiente. Los sistemas mecánicos y físicos pueden ser
considerados cerrados con su ambiente.
©
Sistema
abierto: Presentan intercambio con el ambiente, estos son los
sistemas biológicos y sociales que están en constante interacción con le medio
que los rodea, estos intercambian información, energía o material con su medio
ambiente. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de
entradas (insumos) y salidas (productos). Estos son evidentemente adoptivos
pues para sobrevivir deber readaptarse constantemente a las condiciones del
medio.
PARÁMETROS DEL
SISTEMA:
Entrada: es aquella que se enfoca en los insumos, la
materia prima. Es la fuerza de impulso, de arranque, de partida o entrada de un
sistema, es decir material-energía para operar el sistema.
Procesamiento: Es la elaboración o transformación de
dicho objetivo, es el que produce el cambio, es el proceso en el que la entrada
cambia a salida, este procesamiento es la acción de un sistema.
Salida: es el resultado del sistema, es aquella en la
cual se ha creado el propósito o masa, ya está listo para lanzarlo, venderlo o
tramitarlo a su debido objetivo.
Retroalimentación: su objetivo es controlar el estado
del sistema, también mantiene o perfecciona el desempeño del proceso.
Ambiente: es el que rodea externamente el sistema, el
ambiente es un recurso para el sistema pero también una amenaza para su
supervivencia.
SISTEMA
ABIERTO
Este mantiene un intercambio de transacción con el
ambiente y conforma constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y
la energía que lo integran se renueva de modo continuo (equilibrio dinámico u
homeostasis).
El sistema abierto como el organismo es influenciado
por el medio ambiente e influye sobre este alcanzando un estado de equilibrio
dinámico en este medio. La categoría más importante de los sistemas abiertos
son los sistemas vivos, muchos autores establecen analogías entre la empresa y
los organismos vivos destacando que la empresa aumenta en tamaño por el
crecimiento de las partes, recibe elementos y los procesa en productos o
servicios.
Competir con otros sistemas es una característica del
sistema abierto, la cual no se presenta en el sistema cerrado. Este sistema
abierto siempre interactúa con el ambiente mientras que el sistema cerrado no.
Las empresas tienen seis funciones principales que
mantiene estrecha relación entre sí:
Ingestión: Se puede decir que es la entrada de un
sistema, es la compra de materia prima para procesarlos y conseguir dinero,
maquinas y personas para este fin.
Procesamiento: es la transformación de los materiales
existentes en la relación de entradas y salidas, el exceso equivale a la
energía necesaria para la supervivencia de la empresa.
Reacción ante el ambiente: esto se da cuando la
empresa cambia sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros.
Los cambios pueden efectuarse en el producto, el proceso o la estructura.
Alimentación de las partes: En la empresa el dinero es
la sangre, es la que permite la subsistencia de esta.
Regeneración de las partes: esta consiste en que los
miembros de la organización se pueden enfermar, pueden jubilarse, dejar de
pertenecer a ella y no solo en el caso de personas esto también se refleja en
la maquinas pues están quedan obsoletas o inútiles y de igual forma son
reemplazados por otro mas productivo.
Organización: Las funciones anteriores deben ser
controladas, la administración coordina diversas funciones de producción, la
planeación asegura el ajuste de la planeación. En un ambiente en constante
cambio la previsión, la planeación, la investigación y el desarrollo son
necesarios para que la administración pueda asegurar el ajuste de la
organización.
El sistema ha sido utilizado como la base de la
organización de muchos de nuestros avanzados programas especiales y de defensa.
El programa de la administración está adaptado para cambiar los requerimientos
administrativos en la investigación, el desarrollo, el abastecimiento y la
utilización. Estos también se han utilizado en procesos gubernamentales como
los problemas de transporte, control de la contaminación y renovación urbana.
El desarrollo del sistema planeación, programa y
presupuesto (SPPP), intenta establecer objetivos, desarrollar programas para su
logro, considerar los costos y beneficios de las alternativas a largo plazo.
Herbert
Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
"Un
organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos
esenciales:
En
el crecimiento.
En
el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
En
el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.
Porque
su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades
componentes.
Porque
en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente
heterogeneidad"
Según
la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional,
enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados
cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en
lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio
específico en una de sus variables producirá un resultado particular con
certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y
controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre
prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos
límites conocidos.
Características
de las organizaciones como sistemas abiertos
Las organizaciones
poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas
características básicas de las organizaciones son:
Comportamiento probabilístico y
no-determinístico
de las organizaciones:
La
organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin
fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias
de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El
comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son
complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no
puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros,
tengan un comportamiento previsible.
Las organizaciones como partes de una
sociedad mayor y constituida de partes menores:
Las
organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son
complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no
puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons
indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de
vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como
punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente
el siguiente enfoque:
©
La
organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las
propiedades esenciales a cualquier sistema social.
©
La
organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de
un sistema social mayor.
©
La
organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,
organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado
tipo de meta sistemática.
©
Las
características de la organización deben ser definidas por la especie de
situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los
otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si
fuera un sociedad.
INTERDEPENDENCIA DE LAS PARTES
Un
cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las
interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de
control y de autonomía.
HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO
La
organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos
requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad
significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados
o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado,
es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como
tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición
propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente
menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el
progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
FRONTERAS O LÍMITES
Es la
línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física.
Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas
entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el
sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha
permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al
ambiente.
MORFOGÉNESIS
El sistema
organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas
biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas,
es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.
MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein
propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar
en la definición de organización
La
organización debe ser considerada como un sistema abierto.
La
organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones
múltiples.
La
organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que
están en interacción dinámica unos con otros.
Al
ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos,
afectará a los demás.
La
organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
Los
múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil
definir las fronteras de cualquier organización.
MODELO DE KATZ Y KAHN
Desarrollaron
un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las
organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes
características:
La
organización como un sistema abierto
Para
Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes
características:
Importación
(entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones
energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura
social es autosuficiente.
Transformación
(procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La
organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra,
servicios, etc.
Exportación
(salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio
ambiente.
Los
sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema
consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La
importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos
sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un
proceso contenido dentro del propio sistema.
Entropía
negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso
entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura
organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.
Información
como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas
vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman
por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre
el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación
negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la
línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un
mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha
retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema
desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté
programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los
materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
Estado
firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un
estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una
exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del
estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del
carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas
reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila
las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La
homeostasis es un mecanismo regulador.
Diferenciación:
la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea,
a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación
de papeles y diferenciación interna.
Equifinalidad:
los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea,
un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final,
partiendo de diferentes condiciones iniciales.
Límites
o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o
fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo
de acción del sistema, así como su grado de apertura.
LAS ORGANIZACIONES COMO CLASE DE
SISTEMAS SOCIALES
Las
organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a sus vez son
sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos
propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación
y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la
diferenciación, debido a su propia dinámica.
Los
sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de
individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio
y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la
entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías
dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de
energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es
lo conocido como negentropía.
CARACTERÍSTICAS DE PRIMER ORDEN
Para
Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales
son las siguientes:
Los
sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen
limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo
concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos,
aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de
cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El
sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la
estructuración de partes físicas.
Los
sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las
entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al
sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía,
procesadas para proporcionar un resultado productivo.
Los
sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas
esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.
Los
sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los
sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e
inestabilidad de las acciones humanas.
Las
funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema
social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a
determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de
la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a
todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o
subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más
generalizadas.
Las
organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
El
concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y
habilidades de las personas que le son importantes.
La
organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo
debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio
ambiente que lo envuelve.
CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL
Toda organización
crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El
clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema
formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas
internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus
procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y
del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y
creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Dinámica
de sistema
Para
mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya
que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras
de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y
valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se habla de homeostasis
dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipación),
se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones sociales: el
sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada
vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la
organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y
hombres (entropía negativa).
CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL
La
eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como
producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con
la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se
relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la
organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de
soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización
del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos
(eficiencia) y por medios políticos (no económicos).
Organización
como un sistema de papeles
Papel
es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada
posición en una organización. La organización se constituye por papeles o
conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles
o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.
MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK
Fue
propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de
Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y
empresas textiles hindúes.
Concibe
la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos
subsistemas:
El
subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el
responsable de la eficiencia potencial de la organización.
El
subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las
exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la
eficiencia potencial en eficiencia real.
Estos
dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se
influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una
combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema
abierto propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio
ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de conversión, convierte en productos,
servicios, etc., para exportar. La tarea primaria de la organización es algo
que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:
Importación:
adquisición de materias primas.
Conversión:
transformación de las importaciones en exportaciones.
Exportación:
colocación de los resultados de la importación y de la conversión.
El
fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere
tanto una organización tecnológica como una organización de trabajo. La
tecnología limita la especie de organización de trabajo posible, aunque la
organización presenta propiedades sociales y sicológicas propias pero
independientes de la tecnología.
Las
organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la
coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente
a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen
juntas).
El
subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que
son ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada
humana necesaria a la organización. También es el factor determinante de la
estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este
subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por
la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas técnico y social
coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones.
EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
De
todas las teorías, la TS
es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su
análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS , lleva a los siguientes
aspectos:
Confrontación entre teorías de sistema
abierto y de sistema cerrado: Hay
varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno
cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del
sistema abierto:
©
La
naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de
la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de
acuerdo a las transformaciones del ambiente.
©
Un
sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al
entorno.
©
Un
sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el
ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por
el necesitados o crearle necesidad de tales productos.
©
El
sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el
sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.
Contrario
a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes
distorsiones:
©
Conduce
el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de
funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad
organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.
©
La
perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de
la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales
y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente.
Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente
no hace la diferencia.
©
La
perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad
hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas
de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las
organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS
SISTEMICO
Las
principales características de la moderna teoría de la administración basada en
el análisis sistemático son las siguientes:
©
Punto
de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un
sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso,
retroalimentación y ambiente.
©
Enfoque
dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de
interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
©
Multidimensional
y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y
macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad,
comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas.
©
Multimotivacional:
un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones
existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través
de ellas.
©
Probabilístico:
la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en
general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en
términos predictivos y no con certeza.
©
Multidisciplinaria:
busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna
presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.
©
Descriptivo:
buscar describir las características de las organizaciones y de la
administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos
organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.
©
Multicausal:
tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores
interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser
generados por la retroalimentación.
©
Adaptativa:
un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del
ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los
resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la
organización.
CARÁCTER INTEGRATIVO Y ABSTRACTO DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
EL EFECTO SINÉRGICO DE LAS
ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS
Una
fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es
decir, en el resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en
calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con
y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la
organización espera que los beneficios personales de su participación, sean
mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia cuando dos
o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de
efectos que producirían actuando individualmente.
EL HOMBRE FUNCIONAL
UN NUEVO ENFOQUE ORGANIZACIONAL
La perspectiva
sistémica introdujo una nueva manera de apreciar los fenómenos en terminos de
amplitud, sino en cuanto al enfoque. El enfoque del todo y de las partes de
dentro y de fuera, de lo general y de la especialización, de la integración
interna y de la adaptación externa, de la eficiencia y de la eficacia. La
visión global de las cosas, privilegia la totalidad y sus partes componentes,
sin despreciar lo que denominamos emergente sistémico: Las propiedades del todo
que no aparecen en ninguna de sus partes
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